Creator Media

Pengendalian internal yang baik harus dimiliki oleh semua perusahaan untuk mengontrol kegiatan perusahaan dalam pembelian bersediaan barang dagang maupun kegiatan perusahaan yang lainnya. Pengendalian internal yang baik akan memisahkan fungsi-fungsi yang terkait dalam suatu kegiatan perusahaan misalnya pemisahan fungsi pembelian, dengan fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi agar tercipta internal kontrol yang baik. Unsur pokok sistem pengendalian menurut Mulyadi (2016:256) sebagai berikut :

1. Organisasi
   Organisasi harus memiliki suatu landasan yang didasarkan pada unsur pengendalian internal yang baik, sebuah organisasi akan sulit untuk mencapai tujuannya jika pengendalian internal dalam organisasi tersebut tidak baik. Berikut unsur-unsur pengendalian internal dalam organisasi Mulyadi (2016:255) :
   • Pemisahan fungsi pembelian dan fungsi Penerimaan
     Pada saat menjalankan pemeriksaan internal terhadap pelaksanaan transaksi pembelian, perlu adanya pemisahan antara fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan. Fungsi pembelian memiliki kewajiban untuk mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya sebagai pemasok perusahaan. Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk memeriksa barang-barang yang di terima dari pemasok, apakah sudah sesuai dengan isi dari surat order pembelian yang telah diterbitkan oleh fungsi pembelian.
   • Pemisahan fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi
     Pemisahan fungsi pembelian, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi merupakan salah satu unsur dari pengendalian internal yang mengharuskan pemisahan fungsi tersebut. Pada sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat utang dan persediaan. Fungsi pembelian memiliki wewenang dalam pemesanan brang dagang. Fungsi akuntansi harus dipisahkan dengan fungsi pembelian yang melaksanakan transaksi pembelian.
   • Pemisahan fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan
     Fungsi penerimaan memiliki tanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang telah diterima dari pemasok. Sedangkan fungsi penyimpanan bertanggung jawab menyimpan barang yang telah diterima dari fungsi penerimaan sesuai dengan nomor rak barang di gudang. Kedua fungsi tersebut perlu dipisahkan karena kedua fungsi tersebut memiliki keahlian yang berbeda dalam menangani barang.
   • Pelaksanaan transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang
     Setiap terjadinya suatu transaksi, untuk mendukung pengendalian internal harus melibatkan karyawan lebih dari satu pada satu fungsi, guna untuk melakukan pengecekan internal atas pekerjaan karyawan atau fungsi yang lainnya.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
   Suatu transaksi yang terjadi dalam perusahaan harus diotorisasi oleh pihak yang memiliki wewenang dan disertai dengan dokumen-dokumen pendukung transaksi tersebut. Setiap terjadinya transaksi harus dilakukan pencatatan oleh pihak akuntansi yang memiliki wewenang.
   • Fungsi gudang mengotorisasi surat permintaan pembelian untuk barang yang tersimpan dalam gudang sedangkan untuk barang yang langsung dipakai akan diotorisasi oleh fungsi pemakai barang.
     Fungsi gudang atau pemakai barang memiliki wewenang dalam mengotorisasi dalam membuat surat permintaan pembelian yang akan diserahkan kepada fungsi pembelian. Fungsi pembelian akan melakukan pembelian barang dagang berdasarkan surat permintaan pembelian yang dibuat oleh fungsi gudang atau pemakai barang.
   • Fungsi pembelian atau pejabat tertinggi mengotorisasi surat order pembelian.
     Fungsi pembelian akan menerima surat permintaan pembelian dari fungsi gudang sebagai landasan dalam membuat surat order pembelian. Pada saat menentukan jumlah barang yang akan dibeli perusahaan perlu adanya otorisasi dari fungsi pembelian atau pejabat tertinggi agar jumlah persediaan tidak mengalami penumpukan dan transaksi tersebut dapat dipertanggung jawabkan.
   • Fungsi penerimaan mengotorisasi laporan penerimaan barang. Fungsi penerimaan memiliki wewenang dalam membuat laporan penerimaan barang jika barang sudah diterima dan sesuai dengan surat order pembelian. Laporan penerimaan barang dibuat sebagai bukti barang telah diterima dan sesuai dengan tembusan dari surat order pembelian. Fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang yang akan dikirim ke bagian akuntansi.
3. Praktik yang Sehat
   • Fungsi pembelian akan memberikan tembusan surat order pembelian kepada fungsi penerimaan, sebagai dasar pemeriksaan terhadap barang yang telah diterima. Proses penerimaan barang diperlukan unsur pengendalian internal yaitu fungsi pembelian akan memberikan tembusan surat order pembelian kepada fungsi penerimaan sebagai dasar dalam menghitung dan
     memeriksaan barang yang diterima dari pemasok.
   • Fungsi pembelian memberikan tembusan surat order pembelian kepada fungsi penerimaan untuk menghitung dan memeriksa barang. Fungsi penerimaan barang akan melakukan pemeriksaan barang dengan memeriksa dan menghitung barang yang diterima dari pemasok dengan membandingkan tembusan surat order pembelian.
   • Pembayaran yang dilakukan kepada pemasok berdasarkan syarat pembayaran faktur untuk mencegah hilangnya mendapatkan potongan pembelian. Apabila perusahaan melunasi hutangnya maka perusahaan akan memperoleh potongan tunai. Dalam proses ini bukti kas keluar akan diarsipkan berdasarkan tanggal jatuh tempo.

Unsur Pengendalian Internal Terhadap Sistem Pembelian