Creator Media

Perusahaan yang berproduksi untuk menghasilkan satu atau beberapa macam produk tentu akan selalu memerlukan bahan baku untuk proses produksinya. Menurut Mulyadi (2016: 299), hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut :

1. Fungsi yang Terkait
   Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah:
   • Fungsi Gudang gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
   • Fungsi Pembelian, bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang di pilih. Fungsi Penerimaan Dalam fungsi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
   • Fungsi penerimaan, bertanggungjawab untuk memeriksa kembali terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok.
   • Fungsi Akuntansi, yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatat persediaan.
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian.
   Keterangan jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian :
   • Prosedur permintaan pembelian
     Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
   • Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
     Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk pemilihan pemasok sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
   • Prosedur order pembelian
     Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
   • Prosedur penerimaan barang
     Dalam prosedur ini,fungsi penerimaan bertugas melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudia membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
   • Prosedur pencatatan utang
     Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
   • Prosedur distribusi pembelian
     Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
3. Dokumen yang Digunakan
   Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
   • Surat permintaan pembelian, dokumen ini merupakan formulir yang di isi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu.
   • Surat permintaan penawaran harga, dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
   • Surat order pembelian, dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang dipilih.
   • Laporan penerimaan barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas.
   • Surat perubahan order, kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan
     desain atau bisnis.
   • Bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
   Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2016) adalah sebagai berikut :
   • Register bukti kas keluar (Voucher register) adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
   • Jurnal pembelian, jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
   • Kartu utang, jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
   • Kartu persediaan, digunakan sebagai buku pembantu yang berisi rincian mutasi jenis persediaan atau biasanya kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku