Dokumen-dokumen yang digunakan dalam perusahaan dagang harus diarsipkan berdasarkan tanggal sebagai bukti transaksi dan sebagai pedoman untuk melakukan pencatatan keuangan perusahaan. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2016:246) adalah :
- Surat Permintaan Pembelian
Dokumen surat permintaan pembelian merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang kemudian diserahkan kepada fungsi pembelian untuk melakukan permintaan pembelian barang kepada pemasok. Surat
permintaan pembelian berisi mengenai jenis, jumlah dan kualitas suatu barang. - Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat permintaan penawaran harga yaitu surat yang dibuat untuk meminta penawaran harga kepada pemasok. Surat permintaan penawaran harga biasanya dibuat untuk permintaan barang dengan pembelian yang besar. - Surat Order Pembelian
Surat order pembelian diotorisasi oleh bagian pembelian apabila akan melakukan pembelian barang kepada pemasok. Jika pemasok telah dipilih maka bagian pembelian akan mengirimkan dokumen surat order pembelian kepada pemasok tersebut. - Laporan Penerimaan Barang
Fungsi penerimaan barang memiliki tanggung jawab dalam membuat laporan penerimaan barang untuk menunjukkan barang yang telah diterima sudah sesuai dengan surat order pembelian. - Surat Perubahan Order Pembelian
Surat perubahan order pembelian dibuat jika terjadi perubahan terhadap isi surat order pembelian sebelumnya seperti perubahan pada kuantitas, spesifikasi, dan jadwal penyerahan barang.
Dokumen-Dokumen yang Digunakan Dalam Perusahaan Dagang
