Menurut ISO 9001:2000, instruksi kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktivitas, yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja. Secara prinsip, instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan. Terkadang penulisan prosedur sangat panjang sehingga tidak rinci penguraiannya sehingga memerlukan penjelasan yang lebih detail dan rinci dengan menggunakan instruksi kerja. Namun terkait pembuatan instruksi kerja masih terdapat perdebatan, instruksi kerja dibuat untuk menjelaskan bagian dari prosedur secara rinci, namun juga terdapat pendapat beberapa para ahli yang mengatakan bahwa instruksi kerja dapat dibuat apabila belum ada prosedur standar yang dibuat. Tidak semua prosedur memerlukan instruksi kerja. Apabila prosedur sudah cukup jelas menggambarkan proses maka tentunya tidak diperlukan instruksi kerja.
Langkah-Langkah Penyusunan Instruksi Kerja sebagai berikut :
- Memeriksa apakah pernah ada instruksi kerja eksisting. Jika ada, instruksi kerja eksisting ini bisa dijadikan referensi.
- Menggunakan referensi instruksi kerja serupa yang diterapkan di organisasi lain, jika organisasi belum memiliki instruksi kerja eksisting.
- Menetapkan lingkungan aktivitas yang dibuatkan instruksi kerja.
- Mendefinisikan istilah – istilah yang akan digunakan dalam instruksi kerja.
- Mendefinisikan pihak yang bertanggung jawab dalam aktivitas tersebut dan pejabat yang akan menyetujui instruksi kerja.
- Mendefinisikan kualifikasi individu yang akan melaksanakan aktivitas, atau spesifikasi peralatan yang dioperasikan.
- Membuat daftar urutan atau langkah-langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan aktivitas pengoperasian peralatan.
- Melakukan wawancara terhadap personel yang terlibat untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan tugas tersebut dilaksanakan secara detail.
- Menggunakan diagram alir sebagai alat bantu bila diperlukan.
- Menuangkan setiap langkah yang telah diidentifikasikan dalam bentuk perintah.
- Memasukkan lampiran apabila dalam aktivitas proses terdapat dokumen lain yang mendukung. (misalkan peraturan pemerintah terkait atau form terkait).
- Menggunakan petunjuk – petunjuk sebagai berikut untuk memastikan instruksi kerja sudah sesuai dengan kondisi sebenarnya:
-
- Memastikan instruksi kerja tersebut sudah cukup jelas.
- Memastikan urutan langkah dalam instruksi kerja sudah logis.
- Memastikan jika ada ide baru yang harus dimasukkan dan dijelaskan.
- Memastikan kalimat yang menggambarkan setiap langkah mudah dipahami, kalimat tidak boleh terlalu panjang dan rumit.
- Mengujicobakan instruksi kerja apabila instruksi kerja sudah dituangkan dalam bentuk tulisan atau diagram alir. Hasil uji coba digunakan untuk memperbaiki instruksi kerja hingga sesuai.
- Melakukan pelatihan dan sosialisasi pada personel terkait setelah instruksi kerja disahkan.
Langkah-Langkah Penyusunan Instruksi Kerja
Format Instruksi Kerja
Sama halnya seperti dokumen prosedur, instruksi kerja juga dibuat dalam bentuk narasi yang dimuat dalam sebuah format yang baku. Berikut format instruksi kerja :
- Judul Instruksi Kerja.
- Unit Kerja yang menjadi “pemilik” instruksi kerja.
- Tanggal Pengesahan.
- Nomor revisi.
Dalam membuat kalimat-kalimat narasi instruksi kerja, berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan :
- Narasi dibuat dalam bentuk kalimat perintah aktif dan menggunakan kata kerja. Struktur kalimat yang disarankan adalah kata kerja objek keterangan.
- Membuat kalimat yang singkat dan praktis agar mudah dipahami. Gunakan kosakata dengan individu atau unit kerja yang akan menggunakan instruksi kerja.
- Menghindari menggunakan kata sifat, idiom, atau peribahasa.
- Menghindari membuat kalimat narasi dalam bentuk negatif
Originally posted 2021-10-18 23:11:32.
